¿Que es control financiero y presupuestario, Que son roles preventivos y correctivos?

INTRODUCCIÓN
El objetivo de la presente investigación documental es presentar un resumen coordinado de los conceptos que constituyen la teoría de los presupuestos desde las perspectivas de diferentes autores. Principios conceptos, términos y temas que permitirán a quienes toma las decisiones en las empresas tener una base conceptual como guía.
La forma en que se han organizado los diferentes temas permitirán al lector ir de lo general a lo particular y dejar en claro toda la conceptualización de los presupuestos.

RESUMEN
El presente trabajo debe ser agregado a la categoría ADMINISTRACIÓN, CONTABILIDAD Y FINANZAS.
Aquí se tratan algunos conceptos acerca de la Formulación de presupuestos empresariales. Concepto de Presupuesto, Funciones del Presupuesto, Importancia del presupuesto, Objetivos de la elaboración del Presupuesto, Finalidades del Presupuesto, Principios de la Presupuestación, Motivos del fracaso de la Presupuestación, el calendario Presupuestal y algunos términos y definiciones sobre Presupuestos.

Roles Preventivos y Correctivos

Mantenimiento Profesional Preventivo y Correctivo de edificios y Servicios de Limpieza (Janitorial) para la industria y el comercio.

El mantenimiento profesional tanto preventivo como correctivo de edificios que DREMEMK Site Services brinda a sus clientes consiste en velar por la limpieza y la buena apariencia del edificio, prevenir con roles de mantenimiento programados es sin duda la clave para que el mantenimiento correctivo sea menos frecuente y por ende las instalaciones sufran menos desgaste.
Los roles de mantenimiento preventivo consisten en la creación de frecuencias de limpieza, pintura, etc de las áreas donde nuestros clientes desean que tengamos ingerencia, de esta manera con las frecuencias de mantenimiento preventivo las áreas tendrán menos tendencia al deterioro. En cuanto al mantenimiento correctivo, este puede ser igualmente programado, sin embargo hay clientes que no cuentan aún con un rol de mantenimiento preventivo, por lo que los mantenimientos conocidos como profundos o correctivos son necesarios para restaurar las áreas afectadas a un nivel de limpieza y apariencia aptos para el desarrollo de los empleados de su empresa, así como también recibir a sus clientes en un ambiente limpio, agradable a la vista y saludable.

 

¿Que es presupuesto y como se clasifica?

1. QUÉ ES UN PRESUPUESTO
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

1.1FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS
1.1.1 La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.
1.1.2 El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos
presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
1.1.3 Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

1.2. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS
1.2.1 Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas
agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas
1.2.2 Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
1.2.3 Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
1.2.4 Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente
se busca.
1.2.5 Facilitan que los miembros de la organización
1.2.6 Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
1.2.7 Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de
tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
1.2.8 Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse
a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria
1.2.9 Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un
nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior
análisis.
1.2.10 Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su
comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

1.3. OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS
1.3.1 Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.
1.3.2 Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la
empresa para lograr el cumplimiento de las metas previstas.
1.3.3 Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

1.4 FINALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS
1.4.1 Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
1.4.2 Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
1.4.3 Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
1.4.4 Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

2. CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:
1)Según la flexibilidad, 2)Según el periodo de tiempo que cubren, 3)Según el campo de aplicabilidad de la empresa,
4)Según el sector en el cual se utilicen.
2.1 SEGÚN LA FLEXIBILIDAD
2.1.1 Rígidos, estáticos, fijos o asignados
Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.
2.1.2 Flexibles o variables
Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.

2.2 SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO22.1 A corto plazo
Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.
2.2.2 A largo plazo
Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.
2.3 SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA
2.3.1 De operación o económicos
Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:
a) Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.
b) Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto
incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.
c) Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante
determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
d) Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el
costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.
e) Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás
presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de
capital de trabajo.
f) Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las
actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el “presupuesto de presupuestos”.
2.3.2 Financieros
En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables.
a) Presupuesto de Tesorería
Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede
llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la
organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.

b) Presupuesto de erogaciones capitalizables
Es el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de
inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

2.4 SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA EN EL CUAL SE UTILIZAN2.4.1 Presupuestos del Sector Público
son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.
2.4.2 Presupuestos del Sector Privado
Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

¿Que son proyecciones financieras?

Permiten evaluar de forma rápida el impacto que en un futuro tendrá la empresa ante distintos escenarios y/o cambio en variables determinadas. Nuestra experiencia mayor a 14 años desarrollando planes financieros a través del Plan de Negocios y las necesidades particulares de ciertos clientes de poder evaluar financieramente el desenvolvimiento futuro de su negocio, nos llevó a ofrecer este servicio de manera independiente.
Calculamos cuál será el desenvolvimiento del negocio o empresa en un futuro, desde el punto de vista financiero-contable.

Identificamos cuál será la rentabilidad de la empresa o negocio en el futuro y sus necesidades de flujo de efectivo.

Planteamos si las acciones a emprender generarán resultados que afecten (positiva o negativamente) su rentabilidad.

PROYECCIONES EN LINEA
Utilizamos la tecnología para ofrecer el servicio de proyecciones financieras en cualquier ciudad y/o país a través de juntas virtuales, identificamos cuál será el desenvolvimiento del negocio y/o empresa en un futuro a través de los estados financieros.
Es un servicio desarrollado para las empresas y/o negocios que requieren elaborar sus estados financieros proyectados de una manera básica y rápida.

Contempla una proyección a cinco años e incluye:

• Desglose de inversión Relación de egresos mensuales
• Relación de nómina mensual
• Modelo de ingreso mensual y anual
• Estado de Resultados (mensual durante el primer año y anual durante cinco años)
• Balance General (mensual durante el primer año y anual durante cinco años)
• Estado de Flujo de Efectivo (mensual durante el primer año y anual durante cinco años)
• Análisis de Rentabilidad (Valor presente Netos y Tasa Interna de Retorno)

PLAN FINANCIERO
Solución diseñada para las empresas y/o negocios que requieren de un análisis más completo y profesional sobre la situación financiera futura de la empresa o negocio de que se trate, mismo que contempla proyecciones financieras.

Calculamos:
• Capital de Trabajo
• Capital Requerido
• Utilización de los fondos
• Análisis de Punto de Equilibrio
• Costos de Arranque.

¿Que es un plan operativo?

El plan operativo es un documento oficial en el que los responsables de una organización (empresarial, institucional, no gubernamental...) o un fragmento de la misma (departamento, sección, delegación, oficina...) enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar el corto plazo. Por ello, un plan operativo se establece generalmente con una duración efectiva de un año, lo que hace que también sea conocido como plan operativo anual o POA.
El plan operativo es la culminación del detalle de un plan estratégico y de un plan director. Debido a esta circunstancia, el POA debe adaptar los objetivos generales de la compañía a cada departamento, y traducir la estrategia global de la misma en el día a día de sus trabajadores.
Una de las utilidades fundamentales de establecer un plan operativo radica en que es posible, mediante las herramientas de inteligencia de negocio adecuadas, realizar un seguimiento exhaustivo del mismo, con el fin de evitar desviaciones en los objetivos. En este sentido, las principales herramientas software que ayudan a monitorizar un plan estratégico u operativo son el Cuadro de mando integral, los Sistemas de información ejecutiva, y los Sistemas de Soporte a la Decisión.

¿Que es plan estratégico?

El plan estratégico es un documento en el que los responsables de una organización (empresarial, institucional, no gubernamental, deportiva,...) reflejan cual será la estrategia a seguir por su compañía en el medio plazo. Por ello, un plan estratégico se establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 5 años.
Aunque en muchos contextos se suelen utilizar indistintamente los conceptos de plan director y plan estratégico, la definición estricta de plan estratégico indica que éste debe marcar las directrices y el comportamiento para que una organización alcance las aspiraciones que ha plasmado en su plan director.

Por tanto, y en contraposición al plan director, un plan estratégico es cuantitativo, manifiesto y temporal. Es cuantitativo porque indica los objetivos numéricos de la compañía. Es manifiesto porque especifica unas políticas y unas líneas de actuación para conseguir esos objetivos. Finalmente, es temporal porque establece unos intervalos de tiempo, concretos y explícitos, que deben ser cumplidos por la organización para que la puesta en práctica del plan sea exitosa.

En el caso concreto de una empresa comercial, el plan estratégico debe definir al menos tres puntos principales:

• Objetivos numéricos y temporales, no son válidos los objetivos del tipo "Maximizar las ventas de este año", ya que no especifican una cifra y una fecha. Lo correcto sería, por ejemplo, un objetivo del tipo: "Conseguir que las ventas asciendan a 100.000 € antes de diciembre del presente ejercicio".
• Políticas y conductas internas, son variables sobre las que la empresa puede influir directamente para favorecer la consecución de sus objetivos. Por ejemplo: "Establecer una política de tesorería que implique una liquidez mínima del 15% sobre el activo fijo".
• Relación de acciones finalistas, son hechos concretos, dependientes de la empresa, y que están encaminados a solucionar una casuística específica de la misma. Por ejemplo: "Iniciar una campaña de publicidad en diversos medios: TV, radio, prensa, para apoyar la promoción de un nuevo producto".

Suele ser común, en el ámbito de los negocios, complementar un plan estratégico empresarial con uno o varios planes operativos. También en el ámbito de la administración de empresas es posible referirse a la "consistencia estratégica". De acuerdo con Arieu (2007), "existe consistencia estratégica cuando las acciones de una organización son coherentes con las expectativas de la Dirección, y éstas a su vez lo son con el mercado y su entorno".

 Etapas

Un plan estratégico se compone en general de varias etapas:

Etapa 1: Análisis de la situación. Permite conocer la realidad en la cual opera la organización.

Etapa 2: Diagnóstico de la situación. Permite conocer las condiciones actuales en las que desempeña la organización, para ello es necesario establecer mecanismos que permitan medir la actual situación (tanto dentro como fuera de la empresa).

Etapa 3: Declaración de objetivos corporativos. Los Objetivos estratégicos son los puntos futuros adonde la organización pretende llegar. Estos objetivos deben ser debidamente cuantificables, medibles y reales; puesto que luego han de ser medidos.

Etapa 4: Estrategias corporativas. Las estrategias corporativas responden a la necesidad de las empresas e instituciones para responder a las necesidades del mercado (interno y externo), para poder "jugar" adecuadamente, mediante "fichas" y "jugadas" correctas, en los tiempos y condiciones correctas.

Etapa 5: Planes de actuaciones.

Etapa 6: Seguimiento. El Seguimiento o monitoreo permite "controlar" la evolución de la aplicación de las estrategias corporativas en las Empresas u organizaciones;  es decir, el seguimiento permite conocer la manera en que se viene aplicando y desarrollando las estrategias y actuaciones de la empresa; para evitar sorpresas finales, que puedan difícilmente ser resarcidas.

Etapa 7: Evaluación. La evaluación es el proceso que permite medir los resultados, y ver como estos van cumpliendo los objetivos planteados. La evaluación permite hacer un "corte" en un cierto tiempo y comparar el objetivo planteado con la realidad. Existe para ello una amplia variedad de herramientas. Y es posible confundirlo con otros términos como el de organizar, elaborar proyecto etc.

Consultorías de Estrategia Los Planes Estratégicos suelen ser implementados mediante los aportes de las Consultorías de Estrategia. En este sentido hay dos categorías de prestadores de estos servicios:

1- Profesionales Independientes: Suelen ser graduados de carreras vinculadas a la Administración, los cuales asisten a las empresas para el desarrollo de los mismos. El principal beneficio es la agilidad para desarrollarlo, el coste en general más reducido y la necesaria implicación de un consultor "senior". El principal inconveniente es la falta de estructura de estos profesionales para hacer frente a las necesidades complejas de un proceso de este tipo. Por esto esta alternativa suele ser tomada por empresas de menor tamaño.

2- Firmas de Consultoría: Son organizaciones especializadas en el tema, y dentro de sus tareas se encuentra el diseño y puesta en marcha de estos planes. El principal beneficio es aprovechar la experiencia y los modelos de trabajo ya probados, así como garantizarse una continuidad gracias a contar con una estructura. Los principales inconvenientes son el elevado coste (derivado de la mayor infraestructura), que en ocasiones las grandes consultoras aprovechan las metodologías probadas para dejar la elaboración del plan estratégico en manos de consultores "junior", y que la mayoría no se involucra directamente en el logro de los resultados sino en el diseño de estos planes solamente (no todas las firmas actúan así, pero sí la mayoría). Esta alternativa suele ser tomada por organizaciones y empresas de mediano y gran tamaño.

¿Que son procesos administrativos?

El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales, etc, con los que cuenta la empresa.

El proceso administrativo consiste en las siguientes funciones:

PLANEACIÓN: Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de un organismo social. , es decir, consiste con determina lo que va a hacerse.

ORGANIZACIÓN: La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquías; estableciendo además las relaciones de coordinación que entre dichas unidades debe existir para hacer optima la cooperación humana, en esta etapa se establecen las relaciones jerárquicas, la autoridad, la responsabilidad y la comunicación para coordinar las diferentes funciones.

INTEGRACIÓN: Consiste en seleccionar y obtener los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social., la integración agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos humanos y materiales, selección entrenamiento y compensación del personal.

DIRECCIÓN: Es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos la dirección contiene: ordenes, relaciones personales jerárquicas y toma de decisiones.

CONTROL: Establece sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones que se presenten, con el fin de asegurar que los objetivos planeados se logren. Consiste en establecimiento de estándares, medición de ejecución, interpretación y acciones correctivas.